學院總經理 陳秀鳳|教您有效溝通揪出異常問題進行分析及改善

能從年度策略會,季度月度工作會議,到專案任務團隊的聚焦,有效溝通達成共識。

【結論先行篇】

管理者必備的結構化問題思考技能

課程目的

本課程將為企業組織從實務企業營運議題中,找出順暢的溝通、確實檢討並訂出持續改善的行動的模式,從年度策略規劃會、季度月度工作會議,到專案任務團隊的聚焦,有效溝通達成共識

讓老闆點頭、讓客戶買單的結論先行術

主管

抱怨部屬怎麼教都教不會,懷疑經驗傳承困難?擔任主管的你,是否經常遇到部屬沒有歸納重點的報告,往往因為對方結構鬆散不知所云,每次報告都在浪費時間而讓你抓狂,失去指導耐性?

業務、PM

抱怨客戶沒耐性,或者方案不吸晴?常常聽到需要向客戶商務彙報的業務及 PM 抱怨,客戶沒耐性,經常在進行方案彙報、進度或成果報告時,看到對方不是反應冷淡、就是不時打哈欠、甚至半途離席不再出現,抱怨方案不吸晴? 

這些問題可能不是出在員工或客戶身上,請各位企業主想想,過去您所累積的經驗是否都是從實戰中慢慢磨練而來,那若要員工具備和您一樣的能力,是否亦要 5 年、10 年的磨練?現在我們將打破這個潛規則,透過麥肯錫的【金字塔原理】的模型為基礎,搭配老師用實務輔以【用公式、配模板、套案例】方式輕鬆傳授心法,訓練您的員工問題思考橫向全面、縱向深入,再教您的員工如何歸納總結,在 30 秒內輕鬆向主管彙報工作重點,順利跟客戶分享方案亮點,讓你的企業在商務溝通上更輕鬆、更有效率。 

企業員工除需具備個人工作技能外,溝通、專案管理、問題分析等通識能力亦往往被列為組織重要的核心能力,企業經常安排類似課程進行培訓,員工在學了之後也帶回不少方法和工具應用於工作中,但改善仍有限,問題出在哪裡呢?

其實這過程中有可能漏了是否具備了【整理、分類及歸納】的能力,若缺乏此項能力,就算準備的資料再豐富,最後亦可能缺乏系統性的全面思考、歸納重點及有邏輯表達而付之一炬。因此,此項能力可說是凌駕於這些能力之上的更高層次能力,即【結構化思考】能力。

 

什麼是【結構化思考】? 

結構化思考的核心理念源自於麥肯鍚的《金字塔原理》,目的是將一切看似沒有規律的事物,以金字塔結構的方式呈現,透過縱向結構分層次,橫向結構選順序,從宏觀角度看到全局,再從微觀角度鑽研每個細項,是一個從大到小,從上到下的結構化思考,透過結構化思考,可以讓思考更全面、邏輯更清晰,表達更有力,歸納可供對方順利做出決策的清晰資訊,成功說服對方買單。

企業的運作中,無論是主管與部屬,跨部門、專案組織都是為了順暢執行而形成的群體,在期待與實際之間存在落差時,溝通檢討會議更是家常便飯,但畢竟在商務溝通時,沒人有空聽故事,對於切入的重點只有 30 秒,在無【快】不歡,凡事【求快】的 5G 時代,如果無法在 30 秒內讓對方聽到重點,就注定是個失敗的溝通。 

【結構化問題分析與解決循環課綱】

課程目的

這是一門教您透過【結構化思考】手法,應用於【問題分析與解決】上,透過橫向全面拆解現象瓶頸,再縱向深入鑽研關鍵問題,將現象、問題、原因一併糾出,棄除過去看到現象就下決策的錯誤習慣,改變您解決問題能力的DNA,讓你的工作更清爽。

課程特色

有別於其他問題分析課程只教工具和手法,本課程中應用六大循環:說總結、轉問題、找原因、定解法、設期待、展行動,讓您一次帶回完整的問題解決手法與循環,擺脫您在找到問題後,不知下一步該如何解決,或行動方案執行不落實的困擾。

課程效益

找到問題,事情便已經解決了一半。

本課程核心在建立「問題」的正確認知,讓您在面對「問題」時,能夠系統化思考,並能分辨出結果、現象、問題、原因這四者的差異,以杜絕:

l 老是被上司提問:這是現象?問題?還是原因?

l 每個月都在解決問題,目標還是沒達成,問題仍然持續發生?

l 花了很多時間找原因、定解法,最後方案竟被主管否決,說是治標不治本?

l 解決方案有了,行動計畫卻老是無法落實執行?

現象發生時,治標是讓事物立即恢復功能的必要行動,但若根本問題不解決,現象就會持續發生,甚至越加嚴重。

例如:現象是皮膚紅腫發癢,往下鑽研發現發癢的問題是被蚊子叮咬,原因是叮咬後釋出的蟻酸讓皮膚發癢,因此治標方式是讓皮膚不再發癢。但假若左手被叮咬後,右手又發生,接著腳也跟著發癢,這時的解決方式就不該是往下鑽研,而是站在更宏觀角度俯瞰歸因,才有機會找到最根本問題,杜絕再發生的可能。

但往往站在更宏觀角度俯瞰歸因的能力沒有5年、10年的實戰磨練,如何能體會及感受?

因此,透過【結構化問題思考模型】的輔助,老師將以【用公式、配模板、套案例】方式輕鬆傳授心法,教您如何進行結構化問題思考,在面對問題時,開拓思路全面思考找出關鍵問題快速聚焦,透過公式分解什麼是現象、期待、問題,並以定量原因分析客觀找出事物彼此的因果關連,進而帶出解決方案,徹底解決根本問題。

 

課程對象:各部門主管

 

課程大綱

  1. 結構化思考概念
  2. 結論先行核心應用
  3. 治標與治本的思考
  4. 問題拆解原則
  5. 找出核心原因和關鍵瓶頸
  6. 制定瓶頸解決方案

講師介紹

broken image

秀鳳老師擁有20年以上主管實戰經驗,她分享過去在擔任基層主管時,就曾因為被主管不斷退件而感到挫敗,實戰多年當上總經理後,卻在會議上看到了過去場景竟像複製般的真實發生在她與部屬的溝通上,不想再惡性循環的她,決心將累積多年經驗快速傳承,因而研究麥肯錫的【金字塔原理】後,發現此理論可透過公式、模板可快速引導部屬認識結構,因此結合自身實務,開發了【結構化問題思考】【結構化問題分析與解決循環】課程。

目的就是教導企業成員們透過結構化問題思考,在面對問題時,開拓思路全面思考找出關鍵問題快速聚焦,分清楚什麼是現象、結果、問題、原因,改變解決問題的DNA,改善會議品質並提升工作溝通效率。